お役立ちガイド

会社運営に関わるコストを削減や事業の成長スピードを早める手段として業務効率化があります。

業務プロセスを効率化することで、様々なムダが減ることはもちろん、生産性の向上、コスト削減、品質向上、競合他社との差別化を図ることができます。

今回は業務効率化の重要性やおすすめの業務効率化ツールについて解説します。

業務効率化とは

業務効率化は、企業が業務プロセスや作業手順を改善し、生産性を向上させることを指します。

これは、同じ仕事をより短い時間や少ないリソースで達成することを目指す取り組みであり、これによって生産性の向上やコストの削減、品質の向上などのメリットが得られます。

DXとの違い

業務効率化に似ている言葉として、DX(デジタルトランスフォーメーション)が挙げられます。

DXとは、組織や企業がデジタルテクノロジーを活用して、業務プロセスやビジネスモデルを根本的に変革し、新たな価値を創造するような取り組みを指します。

業務効率化は主に業務プロセスの改善に焦点を当てているのに対して、DXは技術とデジタルテクノロジーを活用して組織全体を変革することに焦点を当てています。

業務効率化のメリット

生産性の向上

業務効率化のメリットとして、生産性の向上が挙げられます。

手間のかかる業務をツール等で代行したり、既存の業務フローを改善することで、時間やリソースの浪費が減り、これまでなかなか手をつけられなかったような重要な業務に時間を割くことができるため、結果的に生産性が向上します。

コスト削減

また、業務効率化によって、コスト削減も可能になります。

例えば、業務で使う書類の印刷をやめて電子化することによって、印刷にかかっていたインク代や書類の保管にかかっていた場所代などの削減が実現できます。

目先の業務や管理体制を効率化するとともに、現在発生している金銭的なコストをいかに削減できるかという点も、業務効率化を考える上では重要です。

品質向上

さらに、業務効率化ツールを使用すれば、エラーやミスが減少し、品質が向上します。

例えば、メールやメルマガの文章を作成する際にAIツールなどを活用することで、誤字や脱字のない文章を作成してくれます。

業務効率化で、品質が向上するだけでなく、ミスによるトラブル対応も減らすこともできるでしょう。

競合他社との差別化

そして、業務効率化により、無駄な手間や作業を減らすことで時間に余裕ができ、サービスの向上や新たなアイデアを生み出す時間の確保もでき、結果的に他社との差別化も可能になります。

また、顧客対応に直結するような業務を改善することによって、素早いサービス提供が可能になり、競合他社よりも優れた顧客体験を提供できるでしょう。

会社における業務効率化の課題

適切なツールやシステムの選定ができない

近年、DXやデジタル化の流行とともに、企業向けの業務効率化ツールや関連のシステムが急速に増えつつあります。

同時に、企業側の課題が明確であっても、それを解決するためにどのツールを選べばいいのかが分からず、利用に踏み切れなかったり、導入後にミスマッチが発生するケースも多く発生しています。

そうならないためにも、ツールやシステムの選定は慎重に行うことが必要です。

導入に踏み切る前に、想定している用途や予算に合っているかなどを、ツール提供元に問い合わせるなどして、適切に判断しましょう。

管理・運用スキルや人員の不足

どんなに適したシステムやツールを導入しても、それを適切に管理・運用できる人員やスキルがない場合は、業務効率化は実現しません。

ツールを導入する前に、誰がどのように使うのかを取り決めたり、利用に必要なスキルレベルを確認しておくようにしましょう。

社内に仕組みが浸透しにくい

業務効率化を行うにあたっては、既存業務フローの変更や新たな業務内容の追加などが発生します。

そのため、新たな取り組みに伴って、会社やチームのメンバーにどのような影響があるのか、どのような協力をしてもらう必要があるのかを事前に把握し、変更点やツールの使い方などを共有・浸透させる必要があるでしょう。

特に上層部が一方的に業務効率化を推し進めた結果、実際にそれを行う従業員の実態との間にギャップがあり、上手く改善行為が機能しなかったというケースも少なくはありません。

確実かつ継続的な業務効率化を実現するためにも、当事者の間で情報共有や連携は欠かさないようにしましょう。

業務効率化を実現する手順

現状の把握

まずは、現行の業務一連の流れや課題を正確に把握しましょう。

現行の業務の一連の流れや作業手順を改めて洗い出して、問題やボトルネックを特定します。

現状の費用対効果や既存のシステムやツールの利用状況を見返してみることも重要です。

課題の抽出

把握した現状から、業務の一連の流れにおける課題や改善すべきポイントを特定します。

従業員や関係者にアンケート等を実施し、共通の課題を把握するのも良いでしょう。

解決策の洗い出し

各課題に対する解決策を検討し、可能なアプローチを洗い出します。

特定された課題に対して、その深刻度や影響度を評価し、優先順位をつけます。

これにより、緊急かつ重要な課題にフォーカスしやすくなります。

方法の決定

導入方法やツール、システムを具体的に定めます。

予算、リソース、技術的な制約など、実現可能性の側面から方法を決定してみましょう。

業務効率化にあてる予算はどれくらいなのか、会社内でできることできないことは何なのか、いつまでにどれくらい業務効率化につながればよいのかなど、さまざまな角度から検討することが重要です。

スケジュール策定

実行に向けてのスケジュールを策定し、計画的に進めます。

まずは、プロジェクトや業務効率化の取り組みを小さなタスクやフェーズに分解してみましょう。

その後、各タスクにかかる所要時間を適切に見積もり、必要なリソース(人員、ツール、予算など)を割り当てると良いでしょう。

マニュアルの作成

業務効率化によって、新しいツールの導入や業務プロセスの変更が生じる場合は、社内への周知・浸透をするためにマニュアルの作成が必要です。

変更点や新たなプロセスに関するマニュアルを作成し、関係者に共有します。

まず、実際に業務を行う従業員などに対して、その読者層に合った表現や技術的な深さを考慮すると良いでしょう。

専門用語や技術的な言葉を極力避け、用語の定義や略語の説明を適宜挿入するとわかりやすいマニュアルになります。

対象部署への共有・浸透

対象部署への共有・浸透は、新しい業務プロセスやツールの導入において、関係者に変更を理解し、受け入れ、効果的に活用してもらうために重要です。

また、共有するだけでなく、変更に対する関係者のフィードバックを積極的に収集すると良いでしょう。

実際の運用開始後にフィードバックの場を設け、課題等を把握し、課題解決を図りましょう。

業務効率化を成功に導くポイント３選

1.施策の目的を明確にする

業務効率化の施策や導入するプロセスの目的を明確にすることが重要です。

施策の起案者だけでなく、実際に業務を行う従業員に対しても、施策の目的を共通認識として共有し、協力してもらいやすい体制づくりを心がけておくと、よりスムーズに効率化が実現できます。

2.現場の意見を取り入れる

上層部がどれだけ良い施策を考え導入しても、実際にそれを実行するのは従業員です。

そのため、実施後一定期間が経過したタイミングなどで、現場からの意見やフィードバックを積極的に吸収しブラッシュアップしていくと良いでしょう。

3.いきなり全てを実行せずフェーズに分けて実行する

会社全体の課題を洗い出すと、それは決して一つではなく、大小問わず多くの課題があがることがほとんどです。

業務効率化や業務改善に取り組むとなると、それらの課題全てをいかに解決するかという考え方になる場合もありますが、数ある課題の中でまず改善すべきはなんなのか、優先度を決めて、一つずつ丁寧かつ確実に取り組むことが重要になります。

いきなり全課題に向き合おうとすると、解決方法もそれぞれであることから、一度に多くのリソースやコストを要する他、目的が明確でなくなり得られる成果が中途半端になってしまうケースも少なくはありません。

また、大規模な変更やプロジェクトを実行する場合は、フェーズに分けて段階的に取り組み、リスクや負担を最小限に抑えることも有効です。

業務効率化におすすめのツール３選

Chat GPT

昨今、話題になりつつあるChat GPTは、AI技術を活用したチャットサービスです。

業務に必要なコードや文章のテンプレートの生成を自動で行えるなど、業務効率の向上や問題解決に役立ちます。

また、文章作成だけでなく、データ分析やプログラミングコードの作成も可能です。

ラフールサーベイ

ラフールサーベイは、組織や個人のエンゲージメントを可視化できる調査ツールです。

現在のモチベーションや精神状況など様々な項目を数値化することで、人事やチームリーダーが組織の状況を適切に理解し、マネジメントがしやすくなるほか離職の防止にも繋がります。

シェアボス

シェアボスは有名企業の執行役員等をプロジェクトなどにアサインできるサービスです。

人材採用よりも、早くそして確実に優秀人材を確保することができます。

正社員や顧問としての登用ではなく、個別の課題やニーズに応じて一時的な稼働が実現するため、人件費の削減にも繋がります。

ジョブカン経理バリューパック

ジョブカン経理バリューパックは経理業務を効率化するためのツールです。

経費精算や会計など、経理部門の業務をサポートします。

経理業務の工数やミスを大幅に削減することができます。

まとめ

今回は、業務効率化についてご紹介しました。

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