お役立ちガイド

企業がペーパーレス化を行うメリット

近年、DXやセキュリティ対策の一環として、企業のペーパーレス化が急速に進んでいます。その主なメリットとして、以下の点が挙げられます。

コスト削減
・紙の購入費用や印刷コストの削減により、年間の経費を大幅に抑えられます・
・郵送費用が不要になり、社内外の書類のやり取りが効率化が可能です。
・書類保管スペースを削減し、オフィスの賃料節約にもつながります。

業務効率の向上
・書類のデジタル化により、検索や共有が瞬時に行えます。
・紙の書類と異なり、物理的な紛失リスクがなくなります。
・ワークフローの自動化が可能となり、承認プロセスなどをスムーズに進められます。

セキュリティの強化
・データの暗号化やアクセス制限を設定することで、情報漏洩を防ぎます。
・紙の書類に比べ、盗難や火災などのリスクが大幅に軽減できます。
・バックアップ機能を活用することで、重要書類の紛失を防ぎます。

環境負荷の軽減
紙の消費量を減らすことで、森林伐採の抑制に貢献に繋がります。
印刷や配送に伴うエネルギー消費を削減し、企業の環境負荷を低減できます。
CSR（企業の社会的責任）の観点からも、環境配慮型の企業としての評価が向上します。

書類管理・電子化サービスの選び方

コスト削減・業務効率化・コンプライアンス対応など目的別に選ぶ

企業によって書類管理の目的は異なります。

例えば、コスト削減を優先するならシンプルなクラウドストレージサービスが適していますが、コンプライアンスを重視する企業は法対応機能が充実したサービスを選ぶことが推奨されます。

なぜペーパーレス化をすべきなのか、自社の目的を明確にした上で取るべき施策や導入するサービスを選ぶようにしましょう。

「クラウド型」と「オンプレミス型」どちらのサービスを選ぶべきか？

サービスには主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。どちらを選ぶべきなのか解説します。
クラウド型とは？
クラウド型とは、インターネット経由で利用できる書類管理・電子化サービスのことを指します。クラウド上のサーバーにデータを保存するため、どこからでもアクセスでき、複数の拠点やリモートワーク環境でも円滑に運用できます。

メリット
・インターネット環境があればどこでもアクセス可能。
・初期コストが低く、導入しやすい。
・定期的なアップデートが提供され、常に最新の機能を利用可能。
・データのバックアップが自動化されているため、管理の手間が少ない。

デメリット
・インターネット接続が必須であり、回線トラブルが業務に影響する可能性がある。
・データが外部サーバーに保存されるため、情報漏洩リスクを考慮する必要がある。

オンプレミス型とは？
それに対してオンプレミス型とは、企業が自社内にサーバーを設置し、データを管理する方式をとったサービスのことです。自社のネットワーク内で運用するため、セキュリティやカスタマイズ性に優れています。

メリット
・自社サーバー内にデータを保存するため、セキュリティを強化しやすい。
・クラウド環境に依存せず、インターネット接続なしでも利用可能。
・自社の業務に特化したカスタマイズが可能。
・外部環境に影響されにくく、安定した運用が可能。

デメリット
・初期導入コストが高く、ハードウェアやソフトウェアの購入が必要。
・運用やメンテナンスに専門知識が求められる。
・システムのアップデートやセキュリティ対策を自社で行う必要がある。

2025年版 企業向け書類管理・電子化サービス10選

クラウド型のおすすめサービス

Google Drive
世界中で利用されているGoogleのクラウドストレージサービスです。コストパフォーマンスが高く、GmailやGoogle Docsとの連携がスムーズです。無料プランもあり、中小企業から大企業まで幅広く対応しています。

Dropbox Business
Dropbox Businessはシンプルな操作性と強力なチーム共有機能が特徴です。ファイルのバージョン管理やアクセス権限の詳細設定が可能で、リモートワークにも適しています。

大企業向けの高機能サービス

Box
Boxはエンタープライズ向けの強固なセキュリティを備えたクラウドストレージです。コンプライアンス対応が求められる業界（金融、医療、法務など）にも適しており、細かいアクセス管理が可能です。

SharePoint Online
SharePoint OnlineはMicrosoft 365と統合された企業向けの文書管理システムです。組織内の情報共有やワークフローの自動化に優れており、大企業のナレッジマネジメントに最適です。

中小企業・スタートアップ向けの手軽なサービス

Evernote Business
Evernote Businessはメモやドキュメントの整理に優れたクラウドノートサービスです。タグ付けや検索機能が充実しており、スマホアプリでの個人利用からチームの情報共有まで対応しています。

Notion
Notionはカスタマイズ性が高く、タスク管理・データベース機能を兼ね備えた情報管理ツールです。スタートアップやクリエイティブ業界で人気があります。

コンプライアンス・法対応に強いサービス

ドキュサイン
ドキュサインは電子署名機能に特化し、法的効力を持つ電子契約が可能です。業界ごとの事情を踏まえたコンプライアンス要件に対応しており、契約業務の効率化が実現できます。

Adobe Sign
Adobe Acrobatとの連携により、PDF文書の電子署名をスムーズに処理できるサービスです。企業の法的文書管理に適しており、国際的に展開しているサービスであることからさまざまな国の電子署名法にも準拠しています。

AI・OCR機能を活用した最新サービス

AI Inside
高度なOCR（光学文字認識）技術を搭載し、紙の文書を高精度でデジタル化できます。AIによる自動分類やデータ抽出機能も備え、業務効率化を実現します。

ScanSnap Cloud
ScanSnap Cloudは富士通グループが提供するスキャナーと連携し、紙の書類をクラウドへ自動保存できるサービスです。OCR機能により、スキャンしたデータを検索可能なテキストに変換し、文書管理を容易にします。

書類管理・電子化サービス導入時の注意点

導入コストと運用コストのギャップに注意

書類管理・電子化サービスを導入する際、多くの企業が初期費用に注目しがちですが、実際の運用にかかるコストもしっかりと考慮する必要があります。

まず、システムの導入費用、ライセンス料、ハードウェア購入費などの初期費用を確認しましょう。

次に、月額利用料、ストレージ追加費用、保守・サポート費用などの運用コストを把握することが大切です。

また、OCR（光学文字認識）、検索機能、ワークフロー自動化機能など、必要に応じて追加料金が発生する場合があるため、これらの追加機能のコストも考慮する必要があります。

導入前に、想定される総コストを明確にし、長期的な予算計画を立てることが重要です。
サービスの提供元に利用要件を伝え、個別に見積りをしてもらうなどすると良いでしょう。

社内のDX推進体制を整える

書類の電子化は単なるシステム導入ではなく、業務内容の見直しと密接に関係しています。

社内でのDX推進体制を整えることで、より効果的に活用できます。電子化に伴い、従来の業務プロセスを最適化し、業務フローの再設計を行うことが重要です。

さらに、関係者全員に電子化のメリットを理解してもらい、積極的な参加を促すことも成功のカギとなります。

従業員のデジタルスキルを向上させるために、ITリテラシー向上のための研修を実施することも有効です。

運用ルールを決めて継続的な活用を促進

システムを導入しても、社内で適切に運用されなければ十分な効果を発揮できません。持続的に活用するためには、明確な運用ルールを策定し、定期的に見直すことが必要です。

部署や職種ごとに適切なアクセス権限を設定し、セキュリティを確保することが重要です。また、新しい従業員でもスムーズに利用できるよう、利用マニュアルを作成しておくことが望ましいでしょう。

定期的なシステム見直しなどを実施し、データの管理状況をチェックし、必要に応じて改善を行います。さらに、実際に利用する従業員のフィードバックを収集し、運用改善に活かすことも大切です。

書類管理・電子化サービスは、適切な計画と継続的な改善が成功のカギとなります。導入前の準備をしっかりと行い、スムーズな運用を目指しましょう。

まとめ

今回は、ペーパーレス化についてご紹介しました。

本メディアでは経営や採用に役立つ情報を発信しております。
詳しくはこちらをご覧ください。