お役立ちガイド

バックオフィス業務の内容

総務

総務は、オフィスの管理、施設の維持、物品の調達、セキュリティの確保、イベントの企画など、企業全体の円滑な運営を支えるさまざまな業務です。

他のバックオフィス系の立場よりも、担当範囲が広く、会社の状況や時期によって臨機応変な対応が求められます。

経理・財務

経理・財務は、帳簿の記入、給与の振り込み手続き、請求書の処理、予算の作成、税務申告、財務報告など、会社の財務管理を担当する業務です。

会社のキャッシュフローを管理しつつ、経営層と連携して、健全な財務状態を確保することが必要です。

人事・労務

人事・労務は、企業内の人的資源に関する業務です。

新規の採用活動を主導する他、場合によっては労働法に基づいた労働環境の管理、従業員の育成活動や福利厚生の管理などが含まれます。

法務

法務業務は契約行為やその管理などに対処し、法的リスクを最小限に抑えるための活動を行います。

その他、法的な調査、訴訟の対応、知的財産権の保護などが法務部門の重要な業務となります。

営業事務

前述のような会社の運営に関わるサポートをすることだけでなく、バックオフィス業務には、事業推進に必要なサポートも含まれる場合があります。

例えば営業活動に欠かせない営業リストの作成や、資料の作成、受注処理などのいわゆる営業事務もバックオフィスに該当します。

中小企業が抱えるバックオフィスの課題

人材不足

中小企業は通常、限られた人員で会社運営と事業推進を両立して行う必要があります。

特に創業初期の段階においては、売上を作り出すためにも事業に多くのリソースが振られることも多く、バックオフィス業務に対する人材不足が深刻な問題となりがちです。

また、バックオフィス業務専任の人員を雇用しようにも、業務量が継続的に多い状態でないことから正社員採用に踏み込めなかったり、業務に適したスキルを持った人材を確保することが難しいといった課題も多く生まれます。

専門知識の不足

バックオフィスの業務には専門的な知識が求められることがありますが、中小企業ではそのような専門家を雇用することが難しいことがあります。

経理、法務、人事などの分野での専門知識が不足すると、業務の遂行や法的なコンプライアンスに課題が生じる可能性があります。

バックオフィス業務を効率化するメリット

会社の基盤が整う

バックオフィス業務の効率化は、会社の基盤をより強化します。

業務プロセスの効率向上やデータ管理の最適化により、組織全体が円滑に運営されるようになります。

特に将来的にIPOの計画がある場合、監査等の審査でオフィスの環境や機密書類の取り扱いについて入念に見られるため、万全の体制を構築しておく必要があります。

他の業務に注力できる

バックオフィス業務が効率化されると、従業員は時間とエネルギーを無駄にすることなく、事業の本筋である業務に注力できるようになります。

場合によってはコスト削減に繋がる

バックオフィス業務の効率化は、コスト削減に寄与する可能性があります。

業務の自動化やプロセスの最適化により、作業時間や手間を削減し、従業員の生産性を向上させることができます。これが総合的にコストの削減に繋がることがあります。

スタッフの働きやすさが向上する

バックオフィスは会社だけでなく社員の労働環境を向上し、働きやすさを醸成する役割も果たします。

バックオフィス業務プロセスが効率的に遂行されると、従業員はストレスや過労を軽減できます。

業務がスムーズに進むことで、従業員の働きやすさが向上し、ワークライフバランスが改善される可能性があります。これが従業員のモチベーション向上にも寄与します。

バックオフィス業務で困ったら

業務委託人材を採用する

特定の業務に対してスキルや経験が必要な場合、外部から業務委託人材を登用することも有効です。

業務委託人材は、必要なスキルを借りられる上に、必要な期間のみ稼働してもらうことにより、一般社員を新規採用する場合と比べて人件費が低く抑えられることが多いです。

顧問・アドバイザーに相談する

業務上の課題や戦略的な問題に直面した場合、経営顧問をつけアドバイザーとして稼働してもらう方法もあります。
前述の業務委託人材よりも比較的長期的な契約となる場合も多いですが、日頃から会社の現状を把握している立場から、個社の都合に合わせたアドバイスもしくは実務的なサポートを受けることができます。

セミナーに参加する

業界の最新動向や他社のバックオフィス業務の実例から効果的な方法を学ぶためには、関連するセミナーに参加することも有効です。

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まとめ

今回は、中小企業のバックオフィス業務についてご紹介しました。

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