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給与計算ソフトは、煩雑な給与計算を自動化してくれる非常に便利な存在です。各種手当や保険料なども楽に算出できるようになるため、導入を検討している企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、給与計算ソフトの機能やメリット、比較時のポイントを詳しく解説します。おすすめの給与計算ソフトもタイプ別に紹介するので、給与計算を効率化したい経理担当者の方はぜひ最後までお読みください。
給与計算ソフトとは?
給与計算ソフトは、給与計算を効率化するためのシステムです。これまで手作業で行っていた複雑な給与計算を自動化できるため、中小企業から大企業まで幅広く導入が進んでいます。
なお、給与計算ソフトは「形態」と「タイプ」という2つの観点から分類できます。
観点 | 主な選択肢 |
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システムの形態 |
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システムのタイプ |
|
システムの形態は、最近だとクラウド型が人気です。システムのタイプは企業によって向き不向きがあるため、企業規模や業務フローにあったものを選ぶ必要があります。
従業員の給与を適切に自動計算してくれるシステム
給与計算ソフトの基本機能は、従業員の給与を自動計算することです。基本給だけでなく、残業代や通勤手当、役職手当などを含めた総支給額を算出し、所得税や社会保険料などを差し引いた手取り額まで一括で計算します。
特殊な給与計算に対応しているシステムも多いです。例えば「KING OF TIME」は、36協定の上限時間管理や変形労働時間制にも対応しています。「PCAサブスク給与」では、アルバイトやパートなどの給与計算にも対応可能です。
さらに、以下が搭載されているシステムもあります。
- 給与明細のPDF発行やクラウド上での配信
- 各種帳票のPDF出力
- 年末調整への対応
- 銀行振込のサポート
給与管理に関するさまざまな業務を効率化してくれるため、最近では中小企業での導入事例も多いです。
最近はオンプレミスでの利用よりクラウド上での利用が主流
給与計算ソフトは各ベンダーからさまざまなツールが展開されていますが、最近では「freee人事労務」や「マネーフォワード クラウド給与」といったクラウド型のサービスが人気です。
給与計算ソフトには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれの特徴は、以下の通りです。
導入コスト | セキュリティ | カスタマイズ性 | おすすめ | |
---|---|---|---|---|
オンプレミス型 | ✕ | ◎ | ◎ | 大企業 |
クラウド型 | ◯ | ◯ | △ | 中小企業 |
クラウド型の最大のメリットは、導入コストが低い点です。オンプレミス型に比べると初期費用が安価ですし、システム構築の手間を省くこともできます。サーバーの管理や保守、バックアップといった作業もサービス提供会社が行うため、システム管理の負担もほとんどありません。
なお、セキュリティ面からクラウド型とオンプレミス型の選択で迷う経理担当者も多いですが、近年はクラウド型の信頼性も向上しています。例えばマネーフォワードやジョブカンといった大手は、ISO認証を取得済みです。
給与計算ソフトには主に3つのタイプがある
給与計算ソフトは、以下の3つのタイプに分類できます。
タイプ | システムの例 | 月額費用(目安) | おすすめの企業 |
---|---|---|---|
給与計算に特化したタイプ | 給料王 円簿給与 マネーフォワードクラウド給与 |
10,000円 〜50,000円 |
中小企業 |
勤怠・人事・労務管理システムと 一体化したタイプ |
SmartHR ジョブカン KING OF TIME freee人事労務 |
10,000円 〜150,000円 |
中小企業 |
ERPと一体化したタイプ | SAP | 150,000円〜 | 大企業 |
他のシステムと一体化したタイプだと連携の手間は減りますが、給与計算に特化したサービスに比べるとコストが高くなる傾向があります。
社員数が30名程度までであれば、「給料王」などの給与計算に特化したソフトで十分対応できるでしょう。それ以上の規模であれば、SmartHRやジョブカンなど、勤怠システムや人事システムと一体化したものがおすすめです。大企業の場合は、「SAP」をはじめとしたERPと一体化したツールも視野に入ります。
給与計算ソフトの機能とできること
給与計算ソフトは、以下のように多くの機能を備えています。
- 勤務時間や保険料を考慮した給料の算出
- 給料の自動振込機能
- 各種帳票の出力機能
- 年末調整や社会保険手続きのサポート
こうした機能を活用すれば、人事や経理担当者の業務効率を大幅に向上させることが可能です。
勤務時間・保険料などを含めて給与を適切に計算する機能
給与計算ソフトを使うと、従業員の勤務情報に基づいた給与を自動計算できます。
システム上で勤務時間を入力すると、基本給や各種手当、残業代などを正確に算出することが可能です。また、「KING OF TIME」や「ジョブカン勤怠管理」などの勤怠管理システムと連携すれば、タイムカードや勤怠記録から自動的に労働時間を集計し、給与へ反映させることもできます。
また、システム上では以下のような各種保険料も自動での計算が可能です。
- 健康保険料
- 厚生年金保険料
- 雇用保険料
保険料の計算は非常に煩雑なため、自動計算によって経理担当者の負担を大幅に軽減できます。
計算された給与を自動で一括振込する機能
多くの給与計算ソフトには、銀行との連携機能が搭載されています。
社員数が多い企業では、振込作業に時間がかかったり、振込依頼書を作成する際にミスが発生したりすることが多いです。給与計算ソフトには振込をサポートする機能もあるので、こうした課題を一気に解決できます。
例えば次のようなソフトは、給与の一括振込に対応しています。
- ジンジャー給与
- フリーウェイ給与計算
- freee人事労務
- マネーフォワード クラウド給与
細かな手順はソフトによって異なりますが、基本的にはFBデータと呼ばれる特殊なフォーマットを用いて銀行とデータをやり取りします。FBデータの書き出しから銀行振込の依頼までは数分で終了するため、従来のように手動で振込データを作成する必要がありません。
ただし、ソフトと銀行を直接連携できるわけではなく、銀行のシステム上でFBデータを取り込む作業が必要なので注意してください。
各種帳票を出力できる機能
給与計算ソフトでは、以下のような帳票を簡単に出力できます。
- 給与支払報告書
- 源泉徴収票
- 賃金台帳
- 労働保険料申告書
- 社会保険関連書類
- 法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)
これらの帳票は法令で作成が義務付けられているものも多いですが、手作業での作成には膨大な時間が必要です。給与計算ソフトを使うと、必要な情報を自動的に反映した帳票を自動で作成できます。
さらに、「給与奉行クラウド」といったサービスでは、作成した帳票をクラウド上で従業員に配信できます。
年末調整や社会保険手続きなどの労務をおこなう機能
年末調整や社会保険の手続きをサポートしている給与計算ソフトも多いです。
それぞれ、以下のような機能が搭載されています。
代表的な機能 | |
---|---|
年末調整 |
|
社会保険手続き |
|
給与管理システム上で年末調整や社会保険手続きを行うことで、給与データを各種申請書類へ自動的に反映させることが可能です。これによって、作業時間の大幅な短縮が見込めますし、データの転記ミスや手続きのヌケモレも起こりません。「SmartHR」や「ジョブカン」のように、マイナポータルと連携できるツールもあります。
給与計算ソフトを比較する際にみるべきポイント
給与計算ソフトを比較する際には、以下のポイントをチェックしてください。
- 自社に必要な機能が搭載されているか?
- 自社の規模にあった製品か?
- すでに導入しているツールと連携できるか?
- 導入後のカスタマーサポートは手厚いか?
- 法改正へスピーディーに対応しているか?
給与計算ソフトは機能に大きな差があるため、検討が不十分だと「思ったほど業務が効率化しなかった」となりかねません。上記の観点を意識しながら、自社にぴったりなものをよく検討することが大切です。
どのような機能が必要か
給与計算ソフトを選ぶ際には、まず自社に必要な機能を明確にすることが重要です。
一般的な給与計算ソフトには、勤怠管理連携、年末調整、電子申請対応、マイナンバー管理など、多様な機能が搭載されています。現状の業務フローと突き合わせながら、自動化したい部分をカバーできるツールを選択しましょう。
なお、特に意識しておくべき点が、銀行振込との連携機能です。銀行振込は毎月発生する業務なので、うまく自動化できるかどうかで業務効率が大きく変わります。自社が利用している銀行と連携できるかどうか、連携できる場合はどこまで自動化できるのかをよく確認してください。
自社の規模感に合っているサービスか
自社の規模に合ったソフトを選ぶことも重要です。従業員数や拠点数によって、最適な給与計算ソフトは変わります。
企業規模に応じて、以下を参考に選んでみてください。
企業規模 | 特に考慮すべきポイント | おすすめの形式 | 月額費用 (目安) |
---|---|---|---|
小規模企業 (〜30人) |
コストパフォーマンスはよいか 操作性がよく使いやすいか |
クラウド型 | 5,000円 〜50,000円 |
中規模企業 (30〜300人) |
機能が充実しているか 拡張性はあるか |
クラウド型 | 10,000円 〜100,000円 |
大企業 (300人〜) |
複雑な給与体系へ対応できるか 他システムと連携できるか |
オンプレミス型 | 50,000円〜 |
社員数が30名以内の小規模な企業であれば、コストパフォーマンスが良いシンプルなツールがおすすめです。一方で、中規模以上の企業では雇用形態や給与体系、手当などが煩雑になりやすいため、勤怠システムや人事管理システムとの連携ができるソフトが適しています。
すでに自社で導入している他サービスとの連携性
給与計算ソフトは単独で使用するよりも、勤怠管理システムや人事管理システム、会計ソフトといった他システムと連携させることで、大きな効果を発揮します。
他システムと連携すると、以下のことができるようになります。
連携するシステム | できること |
---|---|
勤怠管理システム |
|
人事管理システム |
|
会計ソフト |
|
なお、他システムとの連携方法は主に以下の2通りです。
- APIによる連携
- CSVファイルによる連携
APIによる連携に対応している場合、初期設定さえ行えば、シームレスにデータを連動させることが可能です。CSVファイルだと、一方のソフトから一度データを書き出して、もう一方のソフトへデータをインポートするという手間が生じます。
なお、他システムとスムーズに連携させたい場合は、ベンダーを揃えると安心です。特に「freee人事労務」は、「freee勤怠管理Plus」「freee会計」など、他のfreeeシリーズとスムーズに連携させることができます。異なるベンダー間でもAPI連携に対応している場合はありますが、連携作業やメンテナンスは煩雑になる傾向があります。
エラー発生時などのカスタマーサポートの手厚さ
給与計算は、特にミスが許されない業務の一つです。給与計算ソフトを選ぶ際には、エラーやトラブルが発生した時のサポート体制を事前に確認しておきましょう。
具体的には、以下を確認することがおすすめです。
- 電話サポートの受付時間
- チャットサポートの有無
- マニュアルやFAQの充実度
一般的に、「弥生給与」や「給料王」といった国内の老舗ベンダーはサポートが充実していることが多いです。特に弥生では電話サポートに力を入れており、例年年末調整や確定申告の時期に合わせて対応時間を拡大するといった対応を取っています。
なお、サポートには別料金が発生することも少なくありません。ソフトの導入を決める前に、無料サポートの有無や無料での対応範囲を必ずチェックしておきましょう。
法改正などにすぐ対応してくれるか
最近は国が積極的に働き方改革を推進していることもあり、給与計算に影響する法改正が増えています。これらの改正に迅速に対応できるかどうかも、給与計算ソフトを選ぶ上で非常に重要なポイントです。
例えば最近では、以下のような法改正がありました。
- 月60時間を超える時間外労働に対する割増賃金率の引き上げ 2023年
- 建設業などに対する時間外労働の規制導入(2024年)
- 雇用保険の給付金の拡充(2025年)
- 厚生年金の申請手続きの簡略化(2025年)
クラウド型の給与計算ソフトは、こうした法改正に合わせてベンダーが一括でアップデートを行うため、常に最新の法令に対応した状態で利用できます。ユーザー側で特別な操作をする必要がないため、人事や経理の負担を大幅に軽減可能です。
一方でオンプレミス型のソフト場合は、法改正ごとにアップデートが必要です。内容によっては、手動での更新作業が発生することもあります。社内で更新作業に対応できる人材を確保できない場合は、クラウド型のソフトが無難でしょう。
h2:導入数が多いおすすめの給与計算ソフト比較10選
マネーフォワード クラウド給与
運営会社 | 株式会社マネーフォワード |
---|---|
料金形態 | 月額定額制 |
料金(中小企業向け) | 2,480円(税抜)〜/月 |
料金(大企業向け) | 要問い合わせ |
マネーフォワード クラウド給与は、クラウド型の勤怠管理や経費精算システムと自動連携でき、給与計算に必要な情報をスムーズに取り込めます。
三井住友銀行やみずほ銀行と連携すれば、ワンクリックでの給与振込も可能です。
また、従業員へのWeb明細配信や、年末調整・電子帳票のペーパーレス対応も簡単に行えます。
さらに、初心者でも安心して使えるよう、チュートリアルやチャットサポートが充実しており、既存の給与ソフトからのデータ移行もスムーズに進められます。
【マネーフォワード クラウド給与の特徴】
- クラウド経費やクラウド会計、クラウド人事管理などと連携可能
- 計算式のカスタマイズが可能
- 30日間の無料トライアルあり
ジンジャー給与
引用:ジンジャー給与公式サイト
運営会社 | jinjer株式会社 |
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料金形態 | 従量課金制 |
料金(中小企業向け) | 初期費用+300円(税抜)/月 |
料金(大企業向け) | 要問い合わせ |
ジンジャー給与は、あらかじめ設定した計算式に基づいて、支給額や控除額を自動で算出できるため、手作業によるミスを防げます。
直感的に操作しやすい画面設計と、導入から運用までを支える手厚いサポート体制により、初めての方でも安心して利用できます。
また、従業員数や利用目的に応じた柔軟な料金体系が用意されており、無駄のないコストで運用できる点も魅力です。
さらに、勤怠・人事・経費・ワークフローといった「ジンジャーシリーズ」との連携により、人事関連業務を一元的にデジタル化し、業務の効率化可能になります。
【ジンジャー給与の特徴】
- クラウド勤怠や経費精算ツールと連携し、必要なデータを自動取り込み
- 最新の法改正に即時対応
- 年末調整の申告から源泉徴収票までWeb完結
ジョブカン給与計算
運営会社 | 株式会社Donuts |
---|---|
料金形態 | 従量課金制 |
料金(中小企業向け) | 無料プラン:0円/月(無料は5名まで) 有料プラン:400円(税抜)/月(1ユーザー) |
料金(大企業向け) | 要問い合わせ |
ジョブカン給与計算は、ジョブカン勤怠管理や経費精算とのデータ連携がスムーズに行えるため、給与計算の効率化を図れます。
支給額や控除額の項目は自由に設定でき、複雑な計算にも柔軟に対応可能です。
また、雇用形態や部門ごとに異なる給与ルールも、グループ単位で簡単に管理できます。
さらに、初期導入費用やサポート費用はすべて無料で、導入支援も充実している点が大きな魅力です。
【ジョブカン給与計算の特徴】
- 無料プランがある
- シリーズ累計導入社数は20万社突破
- SSL暗号化、ISO27001認証、IP制限、操作ログ記録といった安心機能搭載
フリーウェイ給与計算
運営会社 | 株式会社フリーウェイジャパン |
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料金形態 | 月額定額制 |
料金(中小企業向け) | 無料プラン:0円/月(無料は5名まで) 有料プラン:1,980円(税抜)/月(人数制限なし) |
料金(大企業向け) | 1,980円(税抜)/月(人数制限なし) |
フリーウェイ給与計算は、従業員5人までなら永久に無料で利用できるクラウド型給与計算ソフトです。6人以上でも月額1,980円(税込23,760円/年)で、従業員数に制限なく利用できます。
Chrome、Edge、Firefox、Safariなどのブラウザから直接アクセスでき、インストール不要で手軽に導入可能です。
また、税率や保険料率の変更といった法改正にも自動で対応するため、常に最新の状態で給与計算を行えます。
フリーウェイ給与計算は、中小企業やスタートアップにとって、コストパフォーマンスと使いやすさを兼ね備えた選択肢です。
【フリーウェイ給与計算の特徴】
- 従業員の人数にかかわらず月額1,980円で利用可能
- 12万ユーザーが利用している実績あり
- 有料プランなら無制限サポート付き
給与奉行クラウド
運営会社 | 株式会社オービックビジネスコンサルタント |
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料金形態 | 従量課金制 |
料金(中小企業向け) | 5,000円(税抜)〜/月 |
料金(大企業向け) | 要問い合わせ |
給与奉行クラウドは、複雑な通勤経路や定額手当の計算にも対応しており、業務の手間を大幅に削減できる給与計算ツールです。
社会保険労務士や税理士などの専門家向けライセンスも標準で提供されており、スムーズな連携が可能です。
クラウドはMicrosoft Azure基盤上で運用され、24時間365日の監視体制が整っており、プログラムの更新もいりません。
他の給与システムからの移行も最短1日で完了できるため、スピーディな導入ができます。
【給与奉行クラウドの特徴】
- 通勤手当や固定手当を自動入力
- 勤怠、年末調整、労務システムなどとシームレスに連携
- 累計導入数80万人
人事労務freee
運営会社 | freee株式会社 |
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料金形態 | 従量課金制 |
料金(中小企業向け) | 400円(税抜)〜/月 |
料金(大企業向け) | 要問い合わせ |
人事労務freeeは、勤怠から給与、年末調整までを一気通貫で自動化できるオールインワン人事労務クラウドです。
会計freeeとのシームレスな連携により、給与の仕訳をそのまま会計に反映できるため、転記作業の手間を大きく削減できます。
また、申請漏れや入力ミスなどを自動で検出してアラート表示する機能も備えており、ヒューマンエラーを防止できます。
フレックスタイム制・変形労働時間制・裁量労働制など、さまざまな労働制度にも柔軟に対応しており、多様な働き方を採用している企業でも安心して運用可能です。
【人事労務freeeの特徴】
- 月400円〜と導入しやすい価格設定
- 給与明細の自動送信、LINEやメールによる通知が可能
- 勤務時間や住所などを従業員自身で入力可能
弥生給与Next
運営会社 | 弥生株式会社 |
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料金形態 | 従量課金制 |
料金(中小企業向け) | 3,000円(税抜)〜/月 |
料金(大企業向け) | 要問い合わせ |
弥生給与 Nextでは、e-Govと連携し、マイナンバーや社会保険に関する各種手続きをオンラインでスムーズに行えます。
同社の「弥生シリーズ」は、会計・給与・青色申告ソフトなどを幅広く展開しており、登録ユーザー数は350万人を超えています。
また、13,000以上の会計事務所とパートナー提携しており、専門家からの信頼も厚いサービスです。
さらに、用途や企業規模に応じて選べる複数のプランが用意されており、必要な機能と予算に合わせて柔軟に導入できる点も魅力です。
【弥生給与 Nextの特徴】
- 「弥生勤怠 Next」「弥生労務 Next」と連携可能
- 24時間365日サポート体制
- 他社給与システムからの移行プランも用意
給料王
引用:給料王公式サイト
運営会社 | ソリマチ株式会社 |
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料金形態 | 買い切り型 |
料金(中小企業向け) | 40,000円(税抜) |
料金(大企業向け) | 非対応 |
給料王は、PCにインストールして使える軽快な操作性と、クラウドでの給与明細配信にも対応した柔軟な給与計算ソフトです。
導入時は、画面の質問に答えていくだけで初期設定が完了し、既存データの移行もスムーズに行えます。
マイナンバーの管理やe-Tax・eLTAXへの対応機能も備えており、法令遵守の面でも安心です。
また、購入後3ヶ月間は電話サポートが無料で利用でき、導入時の不安もしっかりフォローしてくれます。
【給料王の特徴】
- 軽量なインストール型
- 個人・中小企業向け
- 30日間無料でお試し可能
KING OF TIME 給与
運営会社 | 株式会社ヒューマンテクノロジーズ |
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料金形態 | 従量課金制 |
料金(中小企業向け) | 300円(税抜)/月(1ユーザー) |
料金(大企業向け) | 要問い合わせ |
KING OF TIME 給与は、勤怠管理とセットで一人あたり月額300円という低コストで導入できるクラウド型の給与計算サービスです。
勤怠や人事データがシームレスに連携されており、「計算」ボタンをクリックするだけで給与計算が完了します。
未締めの勤怠がある場合にはエラー表示が出るため、計算ミスの防止にもつながります。
また、ICカードや顔・指紋認証など20種類以上の打刻方法に対応しており、海外拠点を含む多様な勤務環境でも柔軟に活用できる点が特徴です。
【KING OF TIME 給与の特徴】
- 低コストで導入可能
- ワンクリックで簡単に給与計算できる
- 人事労務・勤怠管理などのシステムと一元管理が可能
PCAクラウド 給与
運営会社 | ピー・シー・エー株式会社 |
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料金形態 | 月額定額制 |
料金(中小企業向け) | 29,700円(税込)/月 |
料金(大企業向け) | 要問い合わせ |
PCAクラウド給与は、中小企業向けに設計されたクラウド型の給与計算システムです。
わかりやすい画面で、月次の入力作業や給与・賞与の計算もスムーズに行えます。
また、業種や部門ごとに柔軟に設定できる計算式や、100種類以上の給与項目に対応しているため、さまざまな就業形態や手当の管理にも対応可能です。
導入前には、2ヵ月間の無料体験が用意されており、全機能を制限なく試せるほか、現在使用中の給与データの引き継ぎもサポートされているため、スムーズな移行が可能です。
【PCAクラウド 給与の特徴】
- 中小企業向け
- 他製品ともスムーズな連携が可能
- 電話・リモート・メールなど充実のサポート体制
給与計算ソフトを導入するメリット
給与計算ソフトを導入するメリットは多岐にわたります。
まず、給与計算業務の大幅な効率化が可能です。単に作業時間を短縮させるだけでなく、計算ミスや転記ミスの防止にもつながります。
また、さまざまな雇用形態へ柔軟に対応できるようになるため、企業の選択肢を増やすこともできます。現在紙やエクセルで給与を計算している場合は、セキュリティも向上するでしょう。
経理・労務作業効率を大幅に改善できる
給与計算ソフトを導入すると、経理・労務作業の効率が飛躍的に向上します。手動でこなすと数時間かかるような給与計算を、わずか数分で完了させることも現実的です。
特に、以下のような作業は給与計算ソフトによって大幅に効率化できます。
- 基本給の計算
- 社会保険料や税金の計算
- 帳票の作成
- データの管理
データ入力や転記の手作業がなくなるため、毎月の締め日から支給日までの短期間に集中していた経理担当者の業務負荷が大幅に軽減されるでしょう。上手く運用すれば、「社員300名分の給与計算を1人体制で回す」ということも可能です。
専門知識がなくてもミスなく給与計算ができる
給与計算ソフトを導入すると、専門的な知識がなくても正確な給与計算ができます。
一般的に、給与計算では以下のような専門知識が必要です。
- 所得税の源泉徴収税額の計算方法
- 社会保険料の算出方法
- 各種手当や控除の処理
- 残業代の割増率と計算
- 通勤手当の非課税限度額の計算
- 年末調整の処理と還付・徴収方法
ほとんどの給与計算ソフトは、税金や社会保険料の計算を自動で処理することが可能です。上記のような専門知識がなくても、スムーズに給与計算を進めることができます。計算ミスも発生しないため、手戻りの防止にも効果的です。
定期的な法改正にも瞬時に対応できる
給与関連の法律や制度は頻繁に改正されますが、給与計算ソフトを使えばこれらの変更にも迅速に対応できます。
法改正としては、以下のようなものが代表的です。
- 所得税率や控除額の変更
- 社会保険料率の改定
- 雇用保険料率の見直し
- 最低賃金の変更
最近では、例えば2024年の10月に社会保険の改正が行われ、社員数50人〜100人の企業で雇用されているアルバイトやパートの従業員も、社会保険への加入が義務付けられました。
こうした法改正への対応は非常に手間がかかります。また、常に最新情報を入手しておかないと、法改正への対応が遅れるリスクも否めません。
給与計算ソフトを使えば、最新の法制度に素早く対応できます。特にクラウド型の給与計算ソフトであれば、手元のソフトのアップデート作業も不要です。特別な対応をしなくても、常に最新の法令に準拠した状態で給与を計算できます。
会社として様々な雇用形態を検討できるようになる
給与計算ソフトの導入によって、多様な雇用形態への対応が容易になります。
詳細はツールによって異なりますが、例えば以下の雇用形態に対応できることが多いです。
雇用形態 | 給与計算の特徴 |
---|---|
正社員 | 月給制・賞与・各種手当 |
パートタイマー | 時給制 |
契約社員 | 契約内容に基づく個別の給与体系 |
派遣社員 | 派遣元との契約に基づく給与体系 |
フリーランス | 業務委託契約に基づく個別の給与体系 |
役員 | 役員報酬・役員賞与 |
例えばマネーフォワードクラウド給与やジョブカンでは、正社員以外にも役員や契約社員、アルバイトなど、複数の雇用形態を設定することが可能です。
この機能を用いることで、企業はさまざまな雇用形態を選択しやすくなります。例えばこれまで「給与計算が煩雑になるためパートの雇用を避けてきた」といったケースでも、繁忙期だけパートを増員するといった選択をしやすいです。
セキュリティの向上
給与計算ソフトの導入には、セキュリティ面でも大きなメリットがあります。
給与をエクセルで管理していると、ファイルが外部へ流出したり、他人に内容を閲覧されたりしてしまうリスクがあります。USBメモリを用いて管理する場合は、USBメモリを物理的に紛失するリスクもあるでしょう。
給与管理ソフトを導入することで、従業員の給与データやマイナンバーといった個人情報を安全に管理できます。ユーザー権限を設定すれば不必要な閲覧をブロックできますし、USBメモリのように物理的な紛失のリスクもほとんどありません。
なお、以前は「クラウド型のシステムだとセキュリティレベルが不十分」と指摘されていましたが、最近ではクラウド型の信頼性も高まっています。ISO認証などを取得しているベンダーも複数存在しますし、少なくとも中小企業であればセキュリティ対策は十分なケースがほとんどです。
給与計算ソフトを導入する際の注意点・コスト
給与計算ソフトの導入時には、いくつかの注意点があります。
まず、スムーズに導入するためには操作方法の事前確認が欠かせません。利用人数に応じて課金されるソフトが多いため、導入後のランニングコストも入念な試算が必要です。システム障害時の対応やセキュリティ対策なども考慮しておきましょう。
導入時に使い方や運用方法をきちんと把握する必要がある
給与計算ソフトを効果的に活用するためには、導入時にシステムの使い方や運用方法を十分に理解しておく必要があります。
使い方や運用方法を十分に把握しない状態で導入した場合、給与計算の業務が一時的にストップし、給与支払いの遅延にもつながりかねません。基本操作は十分に確認したと思っていても、データ移行や外部ツールとの連携には手間取ってしまうことがあるため、注意が必要です。
対策としては、以下の2つが挙げられます。
- ベンダーのサポートを利用する
- トライアル期間を活用して試験的な導入を行う
例えば、freee人事労務やジンジャー給与では、ベンダーによる導入支援や運用支援サービスを利用できます。こうしたサポートが手厚いツールを選ぶことで、導入後にトラブルが発生した場合も迅速に対処できるでしょう。
また、ほとんどのツールでは1〜2ヶ月程度の無料トライアルが利用できます。この期間を活用して、試験的な導入を行うことも一つの手です。導入後の業務フローをよく確認した上で、段階的に全社的な運用へと切り替えるとよいでしょう。
会社の規模が大きくなると使用料も高くなる
多くの場合、給与計算ソフトの料金体系は従業員数に応じて設定されています。そのため、事業拡大や会社の成長によって従業員数が増加すると、使用料も比例して高くなる点に注意してください。
なお、給与計算ソフトの使用料は「従業員1名あたり300〜500円」が大まかな相場です。例えば代表的な給与計算ソフトの料金体系は、以下のようになっています。
サービス | 利用料金(従業員1名あたり) |
---|---|
マネーフォワード クラウド給与 | 300円〜 |
ジンジャー給与 | 500円〜 |
ジョブカン給与計算 | 400円(無料プランあり) |
経理や人事担当者1人に対する課金ではなく、従業員1人に対する課金なので注意してください。
また、オプション機能を追加すると、追加費用が発生することもあります。導入前にはオプションの有無も含めて、ツールの利用料金をよくシミュレーションしておきましょう。
システム障害が起こると影響が大きい
給与計算ソフトに依存すると、システム障害発生時の影響が大きくなります。特に給与支払日の直前にシステムがダウンした場合、給与支払いの遅延につながる可能性も否めません。
クラウド型とオンプレミス型のどちらを利用するにせよ、こうしたシステム障害を完全に防ぐことは困難です。しかし、以下のような対策を行うことで、障害発生時の影響を最小限に抑えることができます。
- 定期的なデータのバックアップを行う
- システム障害に対応発生時に備えたマニュアルを作成する
- 給与計算のスケジュールに余裕を持たせる
なお、自社でオンプレミス型のシステムを運用する場合は、メンテナンス時間帯やアップデートのタイミングを調整することも大切です。月末や給与支払日前にメンテナンスが重ならないよう、事前にIT部門などと情報共有を行いましょう。
データの管理やユーザーの権限管理を徹底する必要がある
給与データは重要な個人情報であるため、データ管理や権限設定には注意が必要です。適切な対策を施さなければ、給与データの流出や改ざんが発生するリスクがあります。
以下のような点を意識しましょう。
- 権限設定の定期的な見直し
- 二段階認証の導入
- アクセスログの定期的なチェック
- 社外からのアクセス制限
権限管理は、「必要ない人にはデータを見せないようにする」ということが鉄則です。企業の規模にもよりますが、「人事部と経理部は全員分の給与を閲覧できる」といった大雑把な権限設定は避け、担当者ごとに個別の権限を付与することをおすすめします。
給与計算ソフトの導入検討時によくある質問
給与計算ソフトの機能やメリットを解説しましたが、導入時には疑問が浮かぶこともあるでしょう。
ここからは、経理担当者や人事担当者からよく寄せられる質問と、その回答をまとめました。給与計算ソフトを導入する際の判断材料として、ぜひ参考にしてください。
無料で使える給与計算ソフトはありますか?
無料で使える給与計算ソフトも存在します。代表的なものは、以下の通りです。
サービス名 | 条件 | |
---|---|---|
完全無料 | 円簿給与 | ー |
一定人数まで無料 | PayBook | 10人まで無料 |
フリーウェイ給与計算 | 5人まで無料 | |
ジョブカン給与計算 | 5人まで無料 | |
一定期間まで無料 | 弥生給与 | 1年間無料(プランによる) |
中でも円簿給与は、社員数や期間の制限なしで無料利用できます。外部ツールとのAPI連携やマイナンバー情報の管理などには対応していないシンプルなツールですが、零細〜中小企業、個人事業主などを中心に人気です。
フリーウェイ給与計算、ジョブカン給与計算などは、人数制限の範囲内であれば無料で利用できます。ただしジョブカン給与計算の場合は、データの保存期間や一部機能に制限があります。
個人事業主や零細企業の場合は、上述した各ツールの無料プランで十分対応できることも多いです。一方、社員数が多い企業で無理やり無料ツールを導入すると、機能制限などによって給与管理の手間が増え、かえって人的コストが高くつくこともあります。社員数が10人を超える場合は、有料ソフトの導入がおすすめです。
給与計算ソフトは年末調整にも対応していますか?
ほとんどの給与計算ソフトは、年末調整機能に対応しています。年末調整に対応している代表的なツールは、以下の通りです。
- 給与奉行クラウド
- POSITIVE on CLOUDiS
- 弥生給与
- 円簿給与
- フリーウェイ給与計算
- freee人事労務
- ジョブカン給与計算
- マネーフォワードクラウド給与(「マネーフォワードクラウド年末調整」と連携)
年末調整に対応したソフトであれば、給与データをもとに年末調整の計算を自動で行えるので、必要書類をスムーズに作成できます。扶養控除等申告書や保険料控除申告書も一元管理できるものもあるため、従来の紙ベースでの回収・入力作業を大幅に削減することが可能です。
給与計算ソフトは一括振込にも対応していますか?
給与計算ソフトの中には、一括振込機能に対応しているものも存在します。以下のツールが代表的です。
- フリーウェイ給与計算
- ジンジャー給与
- freee人事労務
- マネーフォワードクラウド給与
これらのソフトでは、システム上から「FBデータ」と呼ばれるフォーマットで振込依頼書を自動作成し、複数の振込をまとめて行うことができます。いずれも、システムから直接振り込み操作を行うのではなく、銀行のシステム上にFBデータをアップロードする作業が必要なので注意しましょう。
給与計算ソフトは人事・労務関連の業務にも対応していますか?
人事管理や労務管理と一体化したソフトを用いれば、給与計算ソフトで人事や労務関連の業務にも対応できます。
対応できる主な人事や労務関連の業務は、以下の通りです。
- 従業員情報の管理
- 社会保険関連の手続き
- 勤怠管理
- 労働保険関連の手続き
- 源泉徴収票や雇用証明書の発行
特に「SmartHR」や「ジョブカン」などの一体型システムは、給与計算と人事・労務管理業務とシームレスに連携できます。今後もさまざまな業務をツール上で行いたい場合は、「freee」や「マネーフォワードクラウド」のようなシリーズ化されたソフトもおすすめです。
給与計算ソフトのまとめ
給与計算ソフトは、企業の経理・人事業務を大幅に効率化できる便利なツールです。上手く運用することで、作業時間の大幅な短縮やミスの削減、法改正への迅速な対応など、さまざまなメリットを得ることができます。
ソフトを選ぶ際には、機能や企業規模が自社にあっているかを確認することがポイントです。また、外部ツールとの連携状況やサポート体制も考慮に入れましょう。
最近ではクラウド型のツールも数多く登場するなど、給与計算ソフトの選択肢は充実してきています。ぜひこの記事の内容を参考に、自社の規模や業務内容に合った最適なソフトを選択してください。
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