【2025年最新】経費精算システムのおすすめ比較10選｜大企業も導入している使いやすいシステムは？

「経費精算を効率化したい」とお悩みの企業担当者の方へ。

経費精算システムは、複雑な経費精算を効率化してくれる便利なツールです。

しかし、経費精算システムは数が多いため、各社の製品を比較するだけでも骨が折れます。

自社に最適な経費精算システムを見つけるためには、何を基準に比べればよいのでしょうか。

この記事では、経費精算システムを導入するメリットや選ぶ際のポイント、おすすめのランキングなどを詳しく解説します。

ツールの利用料金やサポート体制など、導入時に知っておきたい情報も紹介するので、経費精算システムの導入でお悩みの企業担当者の方は、ぜひ最後までお読みください。

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、社員による経費の立て替えを一元管理できるシステムのことです。

交通費や接待費、備品購入費といったさまざまな経費をまとめて管理できるため、中小企業から大企業まで、幅広い企業で導入事例が増えてきています。

社員の立替経費を漏れなく正確に精算するシステム

経費精算システムを用いれば、社員が立て替えた経費を正確に精算することができます。

企業では、交通費や接待費、備品購入費など、日々さまざまな種類の経費が発生します。

経費精算システム、これらの経費をまとめて管理してくれる便利なツールです。

従来の紙ベースやエクセルベースでの管理よりも効率的であるため、多くの業種や業界で取り入れられつつあります。

経費精算システムを使うときの流れは、以下の通りです。

1. スマートフォンやPCを用いて領収書を撮影する
2. システムにアップロードする
3. システムが自動で勘定項目や金額を読み取り、データとして登録する
4. 必要に応じて申請や承認、精算を行う

経費精算システムは、社員と企業の双方にとって大変便利な存在です。

エクセルなどを用いた管理に限界を感じている場合は、積極的に導入を検討しましょう。

経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型がある

経費精算システムは、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

それぞれの違いを簡単にまとめると、次の通りです。

	クラウド型	オンプレミス型
特徴	インターネット上のサービスを利用	自社サーバーにシステムを導入
初期費用	0円〜50,000円	300,000円〜
月額	30,000円〜100,000円	50,000円〜
カスタマイズ性	低い	高い
アップデート	不要	必要

※費用は、30〜100名程度で利用した場合を想定

クラウド型は、オンライン上で提供される経費精算システムを利用する形態です。

初期費用が低く、導入が簡単というメリットがあります。

また、システムをアップデートする必要がないので、常に最新の機能や法改正に対応できる点も強みです。

一方のオンプレミス型は、自社サーバーにシステムを導入する形態です。

カスタマイズ性が高く、自社特有の業務フローや経費計上に対応しやすいメリットがあります。

ただし、初期費用や運用コストはクラウド型よりも高めです。

クラウド型とオンプレミス型のどちらが向いているかは、企業の規模によって異なります。

種類を選択する際は、以下を参考にしてください。

企業規模（人数）	向いているタイプ
〜100名	クラウド型
100名〜500名	クラウド型がおすすめ （高いセキュリティやカスタマイズ性が必要ならオンプレミス型も可）
500名〜	オンプレミス型

経理業務にかかるコストを大幅に削減できる

経費精算システムを導入すると、経理業務にかかるコストを大幅に削減できます。

これまでのようにエクセルや紙ベースで経費精算を行うと、データの入力や管理に多くの時間が必要でした。

また、データ入力や申請書の記入にミスがあると、手戻りが発生し、経費の処理に時間がかかります。

加えて、紙代や印刷費といった金銭的なコストも無視できません。

経費精算システムを導入すれば、以下のように経費申請のコストを一気に削減できます。

業務量が減る	申請・承認・精算などの単純作業が自動化される
ミスが減る	手入力による誤入力や計算ミスが減り、手戻りの防止になる
紙や印刷費が減る	紙の申請書や領収書の管理が不要になる

経費精算システムがあれば、印刷代などのコストが発生しませんし、わずらわしい単純作業に時間を割く必要がありません。

生産性の高いコア業務に集中できるようになるため、組織全体としての生産性向上も期待できます。

会計システムと連携させれば会計業務にかかっていたコストも削減できる

経費精算システムを会計システムと連携させることで、会計業務に関するコストの削減も可能です。

従来は、経費精算した後のデータを手動で会計ソフトに入力する必要がありました。

しかし、これだと経費データを会計システムに転記するという二度手間が発生します。

また、転記作業にミスがあった場合には、作業のやり直しが必要です。

経費精算システムを導入すれば、会計システムとスムーズに連携できます。

両者を連携することで、経費のデータをリアルタイムで会計システムと同期することが可能です。

経費データの入力を待つ必要がなくなるため、締め作業などの会計業務も効率化します。

経費精算システムでできること・主な機能

経費精算システムを使うと、社員の経費申請から管理者の承認・精算までを効率化することができます。

経費の立て替えを行う社員本人が使う機能としては、以下が代表的です。

• OCR読み取り
• 交通系ICとの連携
• 法人カードとの連携
• 経路検索

一方、経費を承認する管理者は、以下のような機能を使うことができます。

• 自動仕訳
• 経費申請ルールのチェック
• 会計ソフトとの連携

経費に関連する業務を全般的に効率化してくれるため、社員と管理者の双方が恩恵を受けることができるのです。

経費を立て替えた従業員が使う機能

経費精算システムには、経費を立て替えた社員が使う機能として、以下が搭載されています。

機能	内容
OCR読取	領収書をスマートフォンで撮影するだけで、日付・金額・店舗名を自動で読み取る
交通系ICとの連携	利用履歴から、正確な交通費を計算して申請する
法人カードとの連携	法人カードの利用情報から、自動で経費申請を行う
経路検索	乗換案内ソフトと連携し、最適な経路と運賃を自動計算する

もっともよく使うものは、OCR機能です。

申請したい経費の領収書を写真撮影するだけで、システムが自動で金額や日付などを読み取ってくれます。

これまでのように、内容をエクセルやフォームなどに手入力する必要はありません。

また、交通費精算も便利な機能の一つです。

例えばマネーフォワードクラウドでは、交通費申請の際に定期区間を自動的に除外したうえで、迅速に正確な経費を計算してくれます。

経費を承認・精算する管理者が使う機能

経費精算システムには、管理者向けの機能として以下のようなものが備えられています。

機能	内容
自動仕訳	申請内容を分析し、経費を勘定項目や部門ごとに仕分けする
経費申請ルールのチェック	経費ルールに違反している申請を自動でブロック・差し戻しする
承認ルート設定	承認フローに沿って自動で管理者に確認を依頼する
コメント	申請に対して管理者がコメントを残す
会計ソフトとの連携	経費の利用履歴を自動で会計ソフトへ転送する
各種データの作成	電子帳票や社員への振込履歴などを作成する

代表的な機能は、経費の自動仕訳です。

申請された経費の内容をもとに、「交通費」「接待費」「備品購入費」など、経費の勘定項目を自動で振り分けてくれます。

事前にルールを設定しておけば、振り分けた項目ごとに異なる管理者へ確認を依頼することも可能です。

また、経費精算システムの中には、会計システムや人事給与システムと連携できるものも多いです。

これらと連携すれば、いつどの経費を誰が利用したのかを、社内で一元管理することができます。

このほか、経費の承認に関する便利な機能も多いです。

バクラク経費精算やHRMOSなどのツールは、経費申請が発生すると自動でSlackからメッセージを配信できます。

ルールに違反する申請があった際は、自動でアラートを発することも可能です。

経費精算システムを比較する際にみるべきポイント

経費精算システムを選ぶ際には、自社の規模や経費申請頻度に合ったものを選ぶことが大切です。

社員数が500名を超えるような大企業では、膨大な経費を効率的に処理できるシステムが求められます。

一方、立て替え経費が少ない中小企業では、シンプルで手軽なシステムが最適です。

自社の経費申請頻度や業務フローを踏まえつつ、最適なシステムを選びましょう。

自社の規模・立て替え経費の発生頻度に合ったシステムか

経費精算システムを選ぶ際には、自社の規模や立て替え経費の発生頻度に合ったものを選ぶことが大切です。

企業の規模や経費の申請頻度によって、必要なシステムの機能は大きく異なります。

例えば大企業の場合、一度に大量の経費申請が発生することが多いです。

そのため、複数の経費申請をまとめて処理できたり、経費を部門ごとに自動で振り分けられたりするシステムがよいでしょう。

高いカスタマイズ性やセキュリティ対策が必要な場合は、オンプレミス型の検討も必要です。

一方で、立て替え経費の発生頻度がそれほど多くない企業では、複雑な機能が必要ないこともあります。

シンプルで運用しやすいシステムを選べば、システムのランニングコストを最低限におさえつつ、経費精算を効率化できます。

現行の社内申請フローや承認フローと大きく変わらず運用できるか

システムを導入する際には、現在の社内申請フローや承認フローに大きな変更を加えずに運用できるかを確認することが重要です。

例えば、以下は現行の業務フローをできるだけ維持しつつ、経費申請のデジタル化を実現する際のイメージです。

ステップ	変更前	変更後
1	社員が紙の領収書を添えて申請書類を作成	スマホアプリで領収書を撮影し、デジタル申請
2	上長へ提出	システムが自動で上長に通知
3	上長が手書きで承認	上長がオンラインで承認
4	経理部門へ提出	システムが自動で経理部門に通知

上記のように、システムの導入前後で業務フローがほとんど変わらないことが理想です。

なお、実際にはもう少し複雑な業務フローで対応している場合が多いでしょう。

例えば「課長→部長の順番で承認を得なければいけない」といった場合は、複数の上長から特定の順番で承認を得るフローに対応しているシステムを選ぶ必要があります。

「経費精算システムの導入した後から、今の業務フローを実現できないことが発覚した」という事態にならないよう、あらかじめ自社の申請フローをよく確認しておいてください。

自社内の申請フローを把握しきれていない場合は、システム導入前に各部門の責任者へヒアリングを実施することもおすすめです。

電子帳簿保存法など現行法に対応しているか

経費精算システムを選ぶ際には、現行法に対応しているかどうかをよく確認しましょう。

経費精算システムに関連する法律や制度としては、以下が挙げられます。

• 電子帳簿保存法
• 消費税法
• インボイス制度

例えば電子帳簿保存法では、電子データの存在が客観的にわかるよう、タイムスタンプの記載が原則として義務付けられています。

また、データの訂正や削除に際して、何らかの記録が残るシステムを用いることが必須です。

また、消費税法への対応も必要です。

2019年には軽減税率が導入されたため、品目ごとに税率を「8%」「10%」から選ぶ必要があります。

「そもそも古い税率しか対応していない」というシステムはほとんどありませんが、軽減税率を区別して仕分けしたり、税区分を見やすく表示したりしてくれるかどうかは、システムによってまちまちです。

現行法への対応が不十分なシステムを使用すると、後々「どうも使いづらいな……」と感じる原因になるので注意してください。

インボイス制度にきちんと対応しているか

インボイス制度に対応した経費精算システムを選ぶことも欠かせません。

インボイス制度は、2023年の10月に開始された制度です。

主に、以下のような変更点がありました。

• 適格請求書の保存が仕入税額控除の必須要件になった
• 3万円未満の取引でも領収書や請求書が必要になった

2029年まで経過措置が設けられているとはいえ、インボイス制度の導入を機に経費精算の負担は増加しつつあります。

この制度に対応していないシステムを選ぶと、請求書や領収書の管理が煩雑になり、税務申告で手間が増える可能性が高いです。

インボイス制度に関しても、システムによって対応状況はさまざまです。

例えば「楽楽精算」や「経費BANK」といった一部のシステムは、「取引先が適格請求書発行事業者かどうか」を国税庁のデータから自動でチェックしてくれます。

同じ「インボイス対応」のシステムでも、利便性の高さはシステムによって大きく異なるので、事前に使い心地を確認しておくことがおすすめです。

法改正があった場合に対応してくれるか

法改正があった際に対応してくれるかどうかも、経費精算システムを選ぶ際の重要なポイントです。

経費に関連する法律は、たびたび変更されています。

例えば2023年には、前述した通りインボイス制度が導入されました。

電子帳簿保存法に関しても、2020年に要件が一部緩和され、キャッシュレス決済などを利用した際の電子データも領収書代わりに使えるようになっています。

細かいところではありますが、最近では2024年に「交際費課税に関する特例」の内容も改正が行われ、経費処理の要件が一部変更になりました。

経費に関連する法改正は、かなり頻繁に行われています。

これらの法改正に素早く対応できるシステムであれば、法改正への対応漏れのリスクを極力抑えることが可能です。

システムを安心して長期運用するためにも、定期的なアップデートやサポートを行っているものを選びましょう。

おすすめの経費精算システムの比較10選

楽楽精算

引用：楽楽精算公式サイト

運営会社	株式会社ラクス
料金形態	初期費用＋月額定額制
料金(中小企業向け)	初期費用：100,000円 月額：30,000円〜（例：50ユーザー規模）
料金(大企業向け)	要問い合わせ

楽楽精算は、AI-OCRによる領収書の読み取りや、交通系ICカード・法人クレジットカードの明細取り込みに対応しており、手入力の手間や入力ミスを大幅に削減できます。会計ソフトとの連携機能も備えているため、経費精算の効率化につながります。

また、金額や部署ごとに異なる承認フローを設定できるため、紙やExcelで運用してきた既存ルールをそのまま再現可能です。

累計導入社数は約18,000社と多くの企業で採用されており、実績面でも安心です。

さらに、日当や仮払金の精算、英語UI、SAML認証など、多彩な追加機能を備えており、企業ごとのニーズに柔軟に対応できます。

【楽楽精算の特徴】

• 導入時のサポートが充実
• 申請項目やレイアウトなどを柔軟にカスタマイズ可能
• 交通系ICカードをリーダーにかざすだけで履歴の取り込みが可能

ジョブカン経費精算

引用：ジョブカン経費精算

運営会社	株式会社DONUTS
料金形態	従量課金+オプション料金
料金(中小企業向け)	1ユーザー：400円(税抜)/月
料金(大企業向け)	要問い合わせ

ジョブカン経費精算は、勤怠管理システムや給与計算システムなどで多くの実績のあるジョブカンシリーズの経費精算システムです。

中小企業にとってネックになりがちな初期費用はかからず、1ユーザーあたり400円という低コストで導入できる点が大きな特徴です。

交通系ICカードの読み取り機能や領収書OCR機能にも対応しているので、スマホから手軽に経費申請が行えます。

他のジョブカンシリーズを利用すれば、人事労務・給与計算・経費精算まで一元管理が可能なので、中小企業でも比較的コストをかけずにバックオフィス業務をより効率化できるでしょう。

【ジョブカン経費精算の特徴】

• 他ジョブカンシリーズとデータ連携ができる
• スマホから簡単に経費申請ができる
• 承認ワークフローを標準搭載している

マネーフォワードクラウド経費

引用：マネーフォワードクラウド経費公式サイト

運営会社	株式会社マネーフォワード
料金形態	従量課金+オプション料金
料金(中小企業向け)	3,980円(税抜)〜/月
料金(大企業向け)	要問い合わせ

マネーフォワード クラウド経費は、同社のクラウド会計ソフトや給与ソフトと自動で連携できるほか、他社製ソフトともCSV形式でスムーズに連携可能です。

承認フローについては、金額や部署に応じたルートの自動分岐が可能で、申請に不備や重複がある場合はアラートが表示されるため、ミスの防止にもつながります。

さらに、法人カードの明細と申請内容を自動で照合する機能により、不正利用や申請漏れを早期に発見できます。

出張精算にも対応しており、日数に応じた日当の自動付与や仮払金との精算が可能です。

【マネーフォワードクラウド経費の特徴】

• 同社のクラウド会計ソフトや給与ソフトと自動で連携可能
• 日当・仮払金の自動計算にも対応
• チャットサービスとの連携可能

ジンジャー経費

引用：jinjer株式会社公式サイト

運営会社	jinjer株式会社
料金形態	初期費用＋月額定額制
料金(中小企業向け)	1ユーザー：300円(税抜)～/ 月
料金(大企業向け)	要問い合わせ

ジンジャー経費は、申請・承認・仕訳処理から、銀行振込用のFBデータ作成までを一気通貫で処理できるクラウド型の経費精算システムです。

仕訳は自動で生成され、FBデータも自動出力されるため、経理担当者の手間を大幅に削減できます。

スマホアプリにも対応しており、申請・承認・添付作業をすべて外出先や在宅環境でも完結可能です。

また、jinjerシリーズの勤怠・給与・人事労務などの製品とも連携可能なため、関連する業務をまとめて自動化でき、業務全体の効率化が図れます。

【ジンジャー経費の特徴】

• データ出力機能が充実している
• jinjer全製品はID一元、サポート窓口統合でわかりやすい
• 総合データベースで人事労務のさまざまな業務を効率化できる

ハーモス経費

引用：ハーモス経費公式サイト

運営会社	イージーソフト株式会社
料金形態	月額定額制
料金(中小企業向け)	29,000円(税抜)/月
料金(大企業向け)	要問い合わせ

ハーモス経費は、初期費用ゼロ・月額29,000円〜という分かりやすい料金体系で導入しやすく、機能面も充実しています。

追加オプション不要で、AI-OCRによる領収書の自動読み取りや、交通系ICカード・駅すぱあとの経路検索連携、電子帳簿保存法への対応など、経費精算に必要な機能を幅広くカバーしています。

また、会計ソフトとの連携により、仕訳や支払い処理にかかる手間や入力ミスを大幅に削減可能です。

20年以上の運用実績と、導入から運用までをサポートする充実した支援体制も、大きな安心材料となっています。

【ハーモス経費の特徴】

• 基本プランに含まれる機能が豊富にある
• 24年の実績がある
• 回数無制限でサポートが受けられる

バクラク経費精算

引用：バクラク経費精算公式サイト

運営会社	株式会社LayerX
料金形態	月額定額制
料金(中小企業向け)	30,000円(税抜)〜/月
料金(大企業向け)	要問い合わせ

バクラク経費精算は、サポート満足度97％と高い評価を受けており、導入後のフォロー体制も充実しています。

外出先からでもスマホで申請・承認が可能で、Slackとの通知連携にも対応しているため、申請フローが滞りにくく、スムーズな運用が可能です。

また、会計ソフトと連携することで、仕訳データの作成や振込データ、給与集計データまでを自動で出力できます。

さらに、バクラク請求書や稟議機能とも連携し、支払申請や事前予算の消化率管理まで一貫して行える点も大きな特徴です。

【バクラク経費精算の特徴】

• 領収書を100枚まとめて読み込みできる
• サービス継続率は99％
• バクラク請求書や会計ソフトとの連携ができる

Spendia

引用：Spendia公式サイト

運営会社	TIS株式会社
料金形態	要問い合わせ
料金(中小企業向け)	要問い合わせ
料金(大企業向け)	要問い合わせ

Spendiaは、スマホファースト設計を採用しており、生体認証ログインにも対応するなど、モバイルでの利便性に優れたクラウド型の経費精算サービスです。申請から承認までをスマホ上で完結できるため、外出先でもスムーズに業務を進められます。

また、AI-OCRによる領収書の自動読み取りや、自動仕訳機能、会計ソフトとの連携など、経費精算に必要な機能を幅広く網羅しています。

さらに、規程違反や予算超過のチェック機能、操作ログの記録にも対応しており、内部統制の強化にもつながるでしょう。

コマンド入力不要で柔軟にカスタマイズできるため、企業ごとの経費ルールや複雑な承認フローにも柔軟に対応可能です。

【Spendiaの特徴】

• 企業独自の経費規定に対応できる
• カスタムが簡単で自由度が高い
• 自動催促機能があり経理担当者の負担を軽減できる

rakumo ケイヒ

引用：rakumo ケイヒ公式サイト

運営会社	rakumo株式会社
料金形態	従量課金+オプション料金
料金(中小企業向け)	1ユーザー：300円(税抜)/月
料金(大企業向け)	要問い合わせ

rakumo ケイヒは、Google Workspaceとの連携を活かした直感的な操作性と、申請・承認・精算の自動化機能を兼ね備えたクラウド型の経費精算システムです。

Googleカレンダーと連携することで、スケジュールに行き先を登録するだけで交通費が自動で計算され、定期区間の除外も自動で行われます。

また、rakumo ワークフローとの統合により、申請から承認までのプロセスがスムーズに進められる点も大きな特徴です。

月額300円～という手頃な価格で導入できる点も魅力で、コストを抑えながら業務効率化を図ることが可能です。

【rakumo ケイヒの特徴】

• Google Workspaceとの連携で運用や管理がしやすい
• Googleアカウントでログインできる
• 低コストで導入ができる

ビズバンス JTB 経費精算

引用：ビズバンス JTB 経費精算公式サイト

運営会社	株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
料金形態	月額定額制
料金(中小企業向け)	初期費用：300,000円(税抜) 月額：35,000円(税抜)〜
料金(大企業向け)	要問い合わせ

ビズバンスJTB経費精算は、同社が提供する出張予約システム「ビズバンスJTB出張予約」と連携し、出張手配から経費の申請・精算までを一元管理できる点が大きな特徴です。

さらに、経路検索やコーポレートカード・交通系ICカードの明細連携、電子帳簿保存法への対応、会計ソフトとの自動連携、不正経費の検知、柔軟な承認ワークフローなど、経費精算に必要な機能が幅広く揃っています。

導入時には専任のSE（システムエンジニア）による支援も用意されており、導入から運用まで安心して進められる体制が整っているため、スムーズな運用が期待できます。

【ビズバンス JTB 経費精算の特徴】

• 大手企業である株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが運営
• 出張予約システムとの連携により出張費用の経費管理が楽になる
• 専任SEが導入から運用までサポートしてくれる

MOT 経費精算

引用：MOT 経費精算公式サイト

運営会社	株式会社バルテックITソリューションズ
料金形態	月額定額制+オプション料金
料金(中小企業向け)	初期費用：31,500円(税抜) 月額：3,980円(税抜)〜（20ユーザー）
料金(大企業向け)	要問い合わせ

MOT経費精算は、低コストながら高機能を備えたクラウド型の経費精算システムです。

交通費の自動計算、ICカード連携、AI-OCRによる領収書読み取り、チャットでの承認、自動仕訳、電子帳簿保存対応によるペーパーレス化など、業務効率化に役立つ機能を標準で搭載しています。

スマートフォンやPCからいつでも申請・承認ができるため、在宅勤務や外出先でもスムーズに処理が可能です。

導入により、経理業務の工数を最大で80％削減できる点も大きな特徴です。

さらに、「MOT文書管理BPOプラン」に加入すれば、請求書の管理業務をMOT側で代行してくれるため、経理部門の負担をより一層軽減できます。

【MOT経費精算の特徴】

• 1ユーザー199円〜と低コストで利用できる
• MOT文書管理とのサービス連携で請求書の代理受領ができる
• 無料で自動アップデートしてくれる

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムには、多くのメリットがあります。

システムの導入前後で比較すると、導入によって得られるメリットは一目瞭然です。

	導入前	導入後
経理の業務	手作業で集計・データを整理	システムが自動でデータを整理
経費処理のミスや不正	本人が金額を申告。申告すべき金額が曖昧になる場合もある	ICカードなどと連携し、実際に使った金額を正確に計算
申請時の業務	紙面に記入して印刷・押印	スマホやPCから申請可能 オンラインで完結

経理業務の負担軽減はもちろん、経費処理におけるミスや不正の防止、申請プロセスの簡略化など、経費精算システムの導入にはさまざまな効果があります。

経理担当者の業務を大幅に削減できる

経費精算システムを導入する最大のメリットは、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できることです。

これまでの経理業務は、経費をエクセル上などで集計し、手作業で精算する方法が一般的でした。

しかし、この方法だと領収書の整理や手入力が必要なため、多くの手間が発生します。

経費処理に関して問題が生じた際には、担当者へメールを送信する、デスクまで出向いて質問するといった労力も必要です。

しかし、経費精算システムを活用すれば、経費申請や承認、仕訳処理が自動化されるため、経費処理に関わる業務時間を大幅に削減できます。

問い合わせ事項が発生した際にも、システム上から簡単にメッセージを送信することが可能です。

経理業務に関するミスや不正をなくすことができる

経理業務に関するミスや不正を減らせる点も、経費精算システムの大きなメリットです。

手作業による経費精算だと、どうしても記入ミスや入力ミスが発生しやすくなります。

また、「定期区間を重複して経費申請する」など、不正な経費申請が見過ごされるリスクも否めません。

経費精算システムは、こうしたミスや不正の防止に効果的です。ミスや不正の防止に役立つ具体的な機能としては、以下が挙げられます。

• OCR機能：領収書をスキャンするだけで、金額や勘定項目を自動入力
• 自動チェック機能：不正な申請や重複申請がないかチェックする
• 各種カードとの連携：ICカードや法人カードと連携し、実際に使った金額を自動で抽出
• ログの保存：申請内容を変更した際に、誰がいつ書き換えたのか自動で記録

こうした機能を活用すれば、経費の不正な申請を防ぐことができます。

帳票はすべてオンラインで管理するので、必要な書類を紛失するリスクもありません。

社内のコンプライアンス強化や、企業全体としてのリスク管理にもつながります。

経費を立て替えた従業員の申請作業を大きく削減できる

経費精算システムは、経費を立て替えた社員にとっても大きなメリットがあります。

従来の経費申請では、領収書の貼り付けや紙の申請書の作成が必要でした。

株式会社マネーフォワードによる経費精算に関するアンケート調査によると、社員は一ヶ月あたり月19件、経営者は月29件の経費申請を、平均で66分かけて処理しているそうです。

経費精算システムではスマートフォンやPCから簡単に経費申請できるため、こうした時間を一気に削減できます。

また、法人カードや電子決済と連携すれば、経費のデータを自動で取得することが可能です。

これまでのように、「領収書から必要な金額をチェックして入力する」といった手間がありません。

出張の多い社員にとっては、特にメリットが大きいでしょう。

経費精算システムを導入する際の注意点・デメリット

経費精算システムのメリットを紹介しましたが、導入時には注意点も存在します。

まず、システム導入時には「業務フローの見直し」や「社員周知」といった社内調整を行う必要があります。

また、企業規模によっては初期費用が高くなるケースも多いですし、システム障害を想定した対策も必要です。

経理システムを変えることになるので大きな社内調整が必要になる

新しい経費精算システムを導入する際には、以下のように大幅な社内調整が必要になります。

フェーズ	必要な社内調整
導入前	業務フローのヒアリング、導入に向けた合意形成
導入時	現行システムからの切り替え
導入後	システム浸透に向けた研修の実施、マニュアルの作成

こうした社内調整をスムーズに進めるためには、以下のポイントをおさえておくことが重要です。

• 現行の経理システムからのデータ移行方法を確認する
• 各部門にヒアリングを実施して、現在の業務フローを整理する
• 経理部門だけでなく、社員も使いやすいシステムを導入する

経費精算システムは、1〜2ヶ月程度の無料トライアル期間を用意しているものも多いです。

まずはこうした期間を活用して、試験運用するところから始めてみましょう。

経費システムを実際に使ってもらいながら、システムのメリットを社内に理解してもらうことが重要です。

会社の規模によっては初期費用が大きくかかる場合もある

経費精算システムの導入には、初期費用がかかります。

特に大規模な企業の場合、初期費用が予想以上に高くついてしまうケースが多いので要注意です。

記事の前半でも触れましたが、初期費用は経費精算システムのタイプによって大きく異なります。以下を目安に考えておきましょう。

タイプ	初期費用
クラウド型	0円〜50,000円
オンプレミス型	300,000円〜

中小企業の場合は、クラウド型で初期費用が無料のものがおすすめです。

例えば、以下のシステムは初期費用がすべて無料となっています。

• マネーフォワードクラウド経費
• 楽楽精算
• freee経費精算
• HRMOS経費
• バクラク経費精算
• Concur Expense

セキュリティ障害やシステム障害が起こる可能性もある

経費精算システムを導入する際には、セキュリティ対策が必要不可欠です。

クラウド型のシステムを導入する場合は、経費に関連する個人情報や財務データがクラウド上に保存されます。

システム導入側で可能な対策は多くありませんが、パスワード管理や二段階認証など、一般的なセキュリティ対策は必要です。

オンプレミス型の場合は、自社のサーバーが外部からの攻撃を受けるリスクを想定する必要があります。

いずれにしても、システムのセキュリティには万全の対策が必要です。

なお、システムのセキュリティに関しては、国内外の各種認証を受けているかが判断基準の一つとなります。

経費精算システムに関連する規格は、主に以下の2つです。

• ISMS認証（ISO27001）
• プライバシーマーク（Pマーク）

なお、稀なことではありますが、システム側で障害が発生した場合には経費精算業務に影響が出る可能性もあります。

以下のように、システム障害を想定した対策も行いましょう。

• 定期的なバックアップができるシステムを導入する
• 過去の障害発生件数が少ないシステムを導入する
• 代替となる経費精算方法を用意しておく

最近はサイバー攻撃の被害を受ける企業も増えてきているので、入念に対策しておいてください。

経費精算システムの導入検討時によくある質問

経費精算システムを導入する際には、疑問や不安も多いでしょう。

ここからは、経費精算システムの導入検討時にありがちな質問にまとめてお答えします。

スムーズな運営をするため、ぜひ参考にしてください。

経費精算システムは電子帳簿保存法に準拠していますか？

代表的なほとんどの経費精算システムは、電子帳簿保存法に準拠しています。

電子帳簿保存法は、企業が紙の領収書や請求書を電子データとして保存する際の要件を定めた法律です。

多くの経費精算システムでは、この法律の定める要件に対応するため、以下のような機能を備えています。

機能	内容
タイムスタンプ付与	改ざん防止のため、データ保存時に自動で付与する
検索機能	税務調査の際に迅速にデータを検索可能する
訂正・削除の履歴管理	変更履歴を記録し、データの透明性を確保する

なお、電子帳簿保存法は2020年や2021年などにも細かく改正されていますが、ほとんどのシステムは改正に合わせてアップデートを配信しています。

代表的なサービスを用いれば、「システムが法改正に対応していない」ということはまずありません。

経費精算システムはインボイス制度に対応していますか？

多くの経費精算システムではインボイス制度にも対応しています。

インボイス制度は2023年10月から開始された制度で、消費税の仕入税額控除に対する適格請求書保存の義務化など、経費処理にも多くの影響がありました。

多くの経費精算システムは、以下のような機能でインボイス制度に対応しています。

機能	内容
適格請求書の自動判別	インボイスとして認められる書類か自動でチェックする
登録番号の管理	取引先の適格請求書発行事業者登録番号をデータベース化する
電子保存対応	インボイスを電子データで保存する

例えば、以下のツールはすべてインボイス制度に対応済みです。

• 楽楽精算
• 経費BANK
• ジンジャー経費
• バクラク経費精算
• マネーフォワードクラウド経費
• HRMOS経費

なお、「インボイス対応」を謳うツールは数多くありますが、どこまでインボイスを扱いやすいかはツールによってまちまちです。

「楽楽精算」や「経費BANK」などは、特にインボイス対応へ力を入れています。

例えば、国税庁のデータベースと突き合わせながら、取引先の適格請求書発行事業者情報を自動で管理することが可能です。

無料で使える経費精算システムはありますか？

無料で利用できる経費精算システムもあります。

ただし、以下のような制限がある場合が多いです。

• 利用人数の制限
• データ保存容量の制限
• 機能の制限

無料で利用できる代表的なシステムの特徴を、以下にまとめておきます。

	特徴	無料プラン	無料トライアル
ビズトラ	シンプルで使いやすい経費・交通費精算機能	◯	◯
楽楽精算	低価格で導入可能な実績No1のツール	–	◯
ジンジャー経費	シンプルなUIで使いやすい	–	◯(1ヶ月)
マネーフォワードクラウド経費	スマホアプリ対応済み、サポートも充実	–	◯(1ヶ月)
HRMOS経費	専任スタッフのサポートあり	–	-(デモあり)

「とにかく無料で経費精算システムを導入したい」ということであれば、ビズトラがおすすめです。

他のシステムと比べると機能はかなりシンプルですが、基本的な経費精算や交通費精算が無料で行えます。利用ユーザー数にも制限はありません。

ただし、利用中には広告バナーが表示されます。

どちらかというと個人事業主向けのシステムで、中規模以上の企業で本格運用する際には不向きです。

「楽楽精算」「ジンジャー経費」といった代表的なシステムは、軒並み無料トライアルに対応しています。

まずは無料トライアルで使い心地を確かめて、本格導入できそうであれば有料プランへの切り替えを検討してみてください。

経費精算システムと会計ソフトは違いますか？

経費精算システムと会計ソフトは、別々のシステムです。

両者の違いをまとめると、以下のようになります。

	目的	利用者	主な機能
経費精算システム	経費申請・承認・精算の効率化	経費を申請する社員全員	経費申請 領収書管理
会計ソフト	企業の財務管理・会計処理	主に経理担当	仕訳作成 財務諸表作成 税務対応

経費精算システムは、主に社員の経費処理の効率化を目的とするシステムです。

一方、会計ソフトは企業全体の財務管理を目的としています。

搭載されている機能も別々です。

ちなみに、これらのシステムは相互に連携することができます。

これらを連携すると、例えば「領収書をスキャンすると自動で経費申請が出され、承認されると会計に反映される」といったことが実現可能です。

おすすめの経費精算システム｜まとめ

経費精算システムについて、メリットや仕組み、おすすめのランキングなどを紹介しました。

経費精算システムは、企業の経理業務を効率化し、ミスや不正を減らしてくれる、大変便利な存在です。

システムを比較する際には、機能や料金が自社に見合っているかが重要なポイントとなります。

また、同じ「インボイス対応」「電子帳簿保存法対応」であっても、使い心地はツールによって大きく異なるので、テスト導入で使い心地を確かめることが大切です。

最近では、多機能な経費精算システムが増えており、他の業務システムと連携可能なものも少なくありません。

ぜひこの記事の内容を参考に、自社の規模や運用方法に合った最適なシステムを選び、全社的な業務効率化につなげてください。